« Caisse electronique » : différence entre les versions

Version actuelle datée du 16 octobre 2024 à 13:30

Le Fablab utilise le logiciel de caisse hiboutik pour réaliser toutes les facturations.

Connectez vous à Hiboutik

Depuis votre PC: allez sur le site: https://fablablannion.hiboutik.com avec votre compte (fourni par le trésorier)
Depuis la tablette (a privilégier pour les ventes par CB):

Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)

Démarrez le module SumUp
Ouvrir l'application Hiboutik

Utilisez votre compte ou le compte "contact@fablab-lannion.org" pré-enregistré

Nouvelle vente

Depuis la page d'accueil de hiboutik, cliquer sur "Nouvelle ventes" dans le panneau de gauche

Si vous n'êtes pas logué avec votre compte personnel, pensez à vous mettre en tant que vendeur en appuyant sur le bouton bleu "Vendor Switcher"

Sélectionnez le client:
- Tapez le nom/adresse email de la personne dans le champs "Information client". Un menu déroulant fera une proposition de personnes correspondante. Cliquez sur la bonne personne, ET validez en cliquant sur ✔️

Si la personne n'est pas adhérente (et qu'elle ne souhaite pas l'être, mettre comme nom et prénom "inconnu/lambda"

Si la personne souhaite devenir adhérente, créez lui un profil en appuyant sur "+" (Ne pas oublier de le sélectionner ensuite)
- Nom
- Prénom
- Adresse mail
Ajoutez les produits, avec les catégories à gauche, ou en tapant dans la zone de recherche "ajouter un produit" et validez.
- Cliquez sur l'élément ajouter

⚠ Pour les non adhérents, pensez à utiliser la rubrique "non adhérent" (Pas encore en place au moment de l'écriture de cette page)

Une fois sectionné le produit est affiché sur la liste des produits de la vente:

Modifiez la quantité (en fonction de l'unité du produit - regardez son nom ou sa description) ET cliquer sur la ✔️ pour valider

Cliquez sur retour

Vérifiez bien:
- que vous avez bien sélectionné le client
- que vous avez bien sélectionné le vendeur
- que les quantités sont bonnes
- que le client est d'accord !

⚠ Pour supprimer une vente, supprimez tous les produits et appuyez sur le bouton "supprimer une vente" (attention une fois la vente validée, ce n'est plus possible)

Appuyez sur "Paiement"

Sélectionnez le mode de paiement (plus de détail dans la suite)
- VIR pour un virement
- SUMUP pour le paiement par CB via la tablette
- ESP pour espèce
- CHE pour les chèques
- CRED pour ceux qui ont des comptes pré-payés
- DIV pour payer par plusieurs mode
Cliquez sur "Validez la vente"
Envoyez la facture par mail si le client le désir en cliquant sur le bouton "Email"

En cas de soucis, prévenir le trésorier (tresorier@fablab-lannion.org)

⚠ Si pour une raison particulière, le paiement de la vente n'est pas possible, il est possible de laisser la vente en attente, dans ce cas, il faut impérativement mettre un commentaire dans la vente indiquant ce qu'il y a à savoir (pourquoi le paiement n'a pas été fait, quand il pourra être fait, etc.).

Les moyens de paiements

Voici quelques bonne pratiques pour chaque moyens de paiement

Virement:
- Limiter aux membres PRO ou membres bien connus
- Indiquer dans la description du virement le numéro de la facture et le nom du client
Espèce:
- Mettre les espèces dans la caisse.
- Si il y a trop d'espèce dans la caisse (>300€), glissez les billets dans la fente au dessus du coffre fort dans le casier
- Soyez vigilent au rendu de monnaies, Hiboutik vous simplifie le travail si vous mettez la somme donnée par le client :)

Chèques:
- L'ordre est "Association KerNEL"
- Doivent être remplis, signés
- Sont à déposer dans la fente au dessus du coffre
Crédit:
- Ne peut être utilisé que si le crédit client est suffisant (vérifier en dessous du nom du client)

Carte Bleue / SumUp:
- Prenez la tablette - voir la haut
- Si la vente a été crée ailleurs que sur la tablette, reprenez la vente en attente en cliquant sur le petit carré à droite, vérifiez et cliquez sur Paiement
- Cliquez sur SumUp puis Envoyer à SumUp
- L'application SumUp va se lancer et cliquer sur "Terminal de paiement"
- Sur le terminal SumUp l'icône bluetooth devrait apparaître puis proposer le paiement en sans contact ou avec le code (la fente est en haut)
- On revient sur Hiboutik pour "VALIDEZ LA VENTE"

@@ Ligne 6 : / Ligne 6 : @@
 * Depuis la tablette (a privilégier pour les ventes par CB):
+[[Fichier:Sumup 1.jpg|sans_cadre]]
+* Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)
-* Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)
 * Démarrez le module SumUp
 * Ouvrir l'application Hiboutik
 * Utilisez votre compte ou le compte "contact@fablab-lannion.org" pré-enregistré
+[[File:sumup_2.jpg|400px]]
 == Nouvelle vente ==
@@ Ligne 80 : / Ligne 84 : @@
 ** CRED pour ceux qui ont des comptes pré-payés
 ** DIV pour payer par plusieurs mode
-* Cliquez sur "Validez la vente"
+* Cliquez sur '''"Validez la vente"'''
 * Envoyez la facture par mail si le client le désir en cliquant sur le bouton "Email"
 * En cas de soucis, prévenir le trésorier (tresorier@fablab-lannion.org)
+''<big><big>⚠</big></big> Si pour une raison '''particulière''', le paiement de la vente n'est pas possible, il est possible de laisser la vente en attente, dans ce cas, il faut '''impérativement''' mettre un commentaire dans la vente indiquant ce qu'il y a à savoir (pourquoi le paiement n'a pas été fait, quand il pourra être fait, etc.).''
 == Les moyens de paiements ==
@@ Ligne 111 : / Ligne 118 : @@
 **  Prenez la tablette - voir la haut
 **  Si la vente a été crée ailleurs que sur la tablette, reprenez la vente en attente en cliquant sur le petit carré à droite, vérifiez et cliquez sur Paiement
+**  [[File:sumup_3.jpg|400px]]
 **  Cliquez sur SumUp puis Envoyer à SumUp
+**  [[File:sumup_4.jpg|400px]]
 **  L'application SumUp va se lancer et cliquer sur "Terminal de paiement"
 **  Sur le terminal SumUp l'icône bluetooth devrait apparaître puis proposer le paiement en sans contact ou avec le code (la fente est en haut)
+**  [[File:sumup_6.jpg|400px]]
 **  On revient sur Hiboutik pour "VALIDEZ LA VENTE"
-[[File:sumup_1.jpg|400px]]
-Note: se mettre en mode paysage sur la tablette, c'est plus facile !
-Se connecter sur Hiboutik sur la tablette :
-* contact@fablab-lannion.org
-* mot de passe : voir formation FabManager
-[[File:sumup_2.jpg|400px]]
-Créer une nouvelle vente : '''+ Nouvelle Vente'''
-[[File:sumup_3.jpg|400px]]
-Choisir le client
-Choisir le Produit
-Procéder au Paiement
-Choisir '''SUMUP'''
-[[File:sumup_4.jpg|400px]]
-Allumer le terminal Sumup
-Sélectionner '''envoyer à SUMUP''' sur la tablette. La connexion Bluetooth s’établit
-[[File:sumup_5.jpg|400px]]
-Payer par carte, avec ou sans contact
-[[File:sumup_6.jpg|400px]]
-Éteindre la tablette et la ranger dans le casier ''Bureau''.
-==== Cas particuliers ====
-===== Différer un paiement =====
-===== Ajouter un prépaiement =====
-===== Payer avec prépaiement =====
-=== Rapports ===
-== Odoo ==
-Durant les années comptables 2015/2016/2017/2018 la comptabilité a été effectuée avec le logiciel Odoo, autohébergé au fablab. Ce logiciel, très performant, n'est pas adapté pour une utilisation quotidienne par un non comptable. Il a cependant rendu de nombreux services:
-* rapports comptables très "PRO", demandant cependant beaucoup de temps pour comprendre le fonctionnement, et beaucoup de temps pour la gestion quotidienne.
-* Caisse électronique très fonctionnelle, mais la gestion quotidienne et le rapprochement comptable est assez pénible.