« Caisse electronique » : différence entre les versions

Version actuelle datée du 16 octobre 2024 à 13:30

Le Fablab utilise le logiciel de caisse hiboutik pour réaliser toutes les facturations.

Connectez vous à Hiboutik

Depuis votre PC: allez sur le site: https://fablablannion.hiboutik.com avec votre compte (fourni par le trésorier)
Depuis la tablette (a privilégier pour les ventes par CB):

Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)

Démarrez le module SumUp
Ouvrir l'application Hiboutik

Utilisez votre compte ou le compte "contact@fablab-lannion.org" pré-enregistré

Nouvelle vente

Depuis la page d'accueil de hiboutik, cliquer sur "Nouvelle ventes" dans le panneau de gauche

Si vous n'êtes pas logué avec votre compte personnel, pensez à vous mettre en tant que vendeur en appuyant sur le bouton bleu "Vendor Switcher"

Sélectionnez le client:
- Tapez le nom/adresse email de la personne dans le champs "Information client". Un menu déroulant fera une proposition de personnes correspondante. Cliquez sur la bonne personne, ET validez en cliquant sur ✔️

Si la personne n'est pas adhérente (et qu'elle ne souhaite pas l'être, mettre comme nom et prénom "inconnu/lambda"

Si la personne souhaite devenir adhérente, créez lui un profil en appuyant sur "+" (Ne pas oublier de le sélectionner ensuite)
- Nom
- Prénom
- Adresse mail
Ajoutez les produits, avec les catégories à gauche, ou en tapant dans la zone de recherche "ajouter un produit" et validez.
- Cliquez sur l'élément ajouter

⚠ Pour les non adhérents, pensez à utiliser la rubrique "non adhérent" (Pas encore en place au moment de l'écriture de cette page)

Une fois sectionné le produit est affiché sur la liste des produits de la vente:

Modifiez la quantité (en fonction de l'unité du produit - regardez son nom ou sa description) ET cliquer sur la ✔️ pour valider

Cliquez sur retour

Vérifiez bien:
- que vous avez bien sélectionné le client
- que vous avez bien sélectionné le vendeur
- que les quantités sont bonnes
- que le client est d'accord !

⚠ Pour supprimer une vente, supprimez tous les produits et appuyez sur le bouton "supprimer une vente" (attention une fois la vente validée, ce n'est plus possible)

Appuyez sur "Paiement"

Sélectionnez le mode de paiement (plus de détail dans la suite)
- VIR pour un virement
- SUMUP pour le paiement par CB via la tablette
- ESP pour espèce
- CHE pour les chèques
- CRED pour ceux qui ont des comptes pré-payés
- DIV pour payer par plusieurs mode
Cliquez sur "Validez la vente"
Envoyez la facture par mail si le client le désir en cliquant sur le bouton "Email"

En cas de soucis, prévenir le trésorier (tresorier@fablab-lannion.org)

⚠ Si pour une raison particulière, le paiement de la vente n'est pas possible, il est possible de laisser la vente en attente, dans ce cas, il faut impérativement mettre un commentaire dans la vente indiquant ce qu'il y a à savoir (pourquoi le paiement n'a pas été fait, quand il pourra être fait, etc.).

Les moyens de paiements

Voici quelques bonne pratiques pour chaque moyens de paiement

Virement:
- Limiter aux membres PRO ou membres bien connus
- Indiquer dans la description du virement le numéro de la facture et le nom du client
Espèce:
- Mettre les espèces dans la caisse.
- Si il y a trop d'espèce dans la caisse (>300€), glissez les billets dans la fente au dessus du coffre fort dans le casier
- Soyez vigilent au rendu de monnaies, Hiboutik vous simplifie le travail si vous mettez la somme donnée par le client :)

Chèques:
- L'ordre est "Association KerNEL"
- Doivent être remplis, signés
- Sont à déposer dans la fente au dessus du coffre
Crédit:
- Ne peut être utilisé que si le crédit client est suffisant (vérifier en dessous du nom du client)

Carte Bleue / SumUp:
- Prenez la tablette - voir la haut
- Si la vente a été crée ailleurs que sur la tablette, reprenez la vente en attente en cliquant sur le petit carré à droite, vérifiez et cliquez sur Paiement
- Cliquez sur SumUp puis Envoyer à SumUp
- L'application SumUp va se lancer et cliquer sur "Terminal de paiement"
- Sur le terminal SumUp l'icône bluetooth devrait apparaître puis proposer le paiement en sans contact ou avec le code (la fente est en haut)
- On revient sur Hiboutik pour "VALIDEZ LA VENTE"

@@ Ligne 5 : / Ligne 5 : @@
 * Depuis votre PC: allez sur le site: https://fablablannion.hiboutik.com avec votre compte (fourni par le trésorier)
 * Depuis la tablette (a privilégier pour les ventes par CB):
-** Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)
-** Démarrez le module SumUp
+[[Fichier:Sumup 1.jpg|sans_cadre]]
-** Ouvrir l'application Hiboutik
-** Utilisez votre compte ou le compte "contact@fablab-lannion.org" pré-enregistré
+* Déverrouillez la tablette avec le code bien connu :)
+* Démarrez le module SumUp
+* Ouvrir l'application Hiboutik
+* Utilisez votre compte ou le compte "contact@fablab-lannion.org" pré-enregistré
+[[File:sumup_2.jpg|400px]]
 == Nouvelle vente ==
 * Depuis la page d'accueil de hiboutik, cliquer sur "Nouvelle ventes" dans le panneau de gauche
-[[Fichier:Capture d’écran du 2024-09-26 10-10-05.png|vignette|alt=nouvelle vente|néant]]
+[[Fichier:Capture_d’écran_du_2024-09-26_10-10-05.png|alt=nouvelle vente|sans_cadre]]
 Si vous n'êtes pas logué avec votre compte personnel, pensez à vous mettre en tant que vendeur en appuyant sur le bouton bleu "Vendor Switcher"
+[[Fichier:Caisse electronique VendorSwitcher.png|sans_cadre]]
 * Sélectionnez le client:
-** Tapez le nom ET validez en cliquant sur ✔️
+** Tapez le nom/adresse email de la personne dans le champs "Information client". Un menu déroulant fera une proposition de personnes correspondante. Cliquez sur la bonne personne,  '''ET''' validez en cliquant sur ✔️
-** Si la client n'est pas adhérente (et qu'elle ne souhaite pas l'être, mettre l'utilisateur "inconnu/lambda"
-** Si le client souhaite devenir adhérent, créez lui un profil en appuyant sur "+" (Ne pas oublier de le sélectionner ensuite)
-*** Nom
-*** Prénom
-*** Adresse mail
+[[Fichier:Caisse electronique SelectionClient.png|sans_cadre|600x600px]]
+* Si la personne n'est pas adhérente (et qu'elle ne souhaite pas l'être, mettre comme nom et prénom "inconnu/lambda"
+* Si la personne souhaite devenir adhérente, créez lui un profil en appuyant sur "+" (Ne pas oublier de le sélectionner ensuite)
+** Nom
+** Prénom
+** Adresse mail
 * Ajoutez les produits, avec les catégories à gauche, ou en tapant dans la zone de recherche "ajouter un produit" et validez.
 ** Cliquez sur l'élément ajouter
-** Modifiez la quantité (en fonction de l'unité du produit - regardez son nom ou sa description)
-** Cliquez sur retour
+''<big><big>⚠</big></big> Pour les non adhérents, pensez à utiliser la rubrique "non adhérent" (Pas encore en place au moment de l'écriture de cette page)''
-<!> Pour les non adhérents, pensez à utiliser la rubrique "non adhérent"
+[[Fichier:Caisse electronique ProduitCategorie.png|sans_cadre|600x600px]]
+[[Fichier:Caisse electronique Produit.png|sans_cadre]]
+[[Fichier:Caisse electronique RechercheProduit.png|sans_cadre|600x600px]]
+Une fois sectionné le produit est affiché sur la liste des produits de la vente:
+[[Fichier:Caisse electronique produitselectione.png|gauche|sans_cadre|600x600px]]
+*Modifiez la quantité (en fonction de l'unité du produit - regardez son nom ou sa description) '''ET''' cliquer sur la  ✔️ pour valider
+[[Fichier:Caisse electronique modifQuantité.png|gauche|cadre]]
+* Cliquez sur retour
 * Vérifiez bien:
@@ Ligne 35 : / Ligne 71 : @@
 ** que les quantités sont bonnes
 ** que le client est d'accord !
-<!> Pour supprimer une vente, supprimez tous les produits et appuyez sur le bouton "supprimer une vente" (attention une fois la vente validée, ce n'est plus possible)
+''<big><big>⚠</big></big> Pour supprimer une vente, supprimez tous les produits et appuyez sur le bouton "supprimer une vente" (attention une fois la vente validée, ce n'est plus possible)''
 * Appuyez sur "Paiement"
-** Sélectionnez le mode de paiement (plus de détail dans la suite)
+[[Fichier:Caisse electronique paiement.png|sans_cadre|900x900px]]
-*** VIR pour un virement
-*** SUMUP pour le paiement par CB via la tablette
+* Sélectionnez le mode de paiement (plus de détail dans la suite)
-*** ESP pour espèce
+** VIR pour un virement
-*** CHE pour les chèques
+** SUMUP pour le paiement par CB via la tablette
-*** CRED pour ceux qui ont des comptes pré-payés
+** ESP pour espèce
-*** DIV pour payer par plusieurs mode
+** CHE pour les chèques
-** Cliquez sur "Validez la vente"
+** CRED pour ceux qui ont des comptes pré-payés
-** Envoyez la facture par mail si le client le désir.
+** DIV pour payer par plusieurs mode
+* Cliquez sur '''"Validez la vente"'''
+* Envoyez la facture par mail si le client le désir en cliquant sur le bouton "Email"
 * En cas de soucis, prévenir le trésorier (tresorier@fablab-lannion.org)
+''<big><big>⚠</big></big> Si pour une raison '''particulière''', le paiement de la vente n'est pas possible, il est possible de laisser la vente en attente, dans ce cas, il faut '''impérativement''' mettre un commentaire dans la vente indiquant ce qu'il y a à savoir (pourquoi le paiement n'a pas été fait, quand il pourra être fait, etc.).''
 == Les moyens de paiements ==
@@ Ligne 58 : / Ligne 100 : @@
 * Espèce:
 ** Mettre les espèces dans la caisse.
-** Si il y a trop d'espèce dans la caisse, glissez les billets dans la fente du coffre pas très fort
+** Si il y a trop d'espèce dans la caisse (>300€), glissez les billets dans la fente au dessus du coffre fort dans le casier
 ** Soyez vigilent au rendu de monnaies, Hiboutik vous simplifie le travail si vous mettez la somme donnée par le client :)
+[[Fichier:Caisse electronique rendu.png|sans_cadre|500x500px]]
 * Chèques:
 ** L'ordre est "Association KerNEL"
 ** Doivent être remplis, signés
-** Sont à déposer dans la fente du coffre
+** Sont à déposer dans la fente au dessus du coffre
 * Crédit:
 ** Ne peut être utilisé que si le crédit client est suffisant (vérifier en dessous du nom du client)
+[[Fichier:Caisse electronique crédit.png|gauche|sans_cadre|500x500px]]
 * Carte Bleue / SumUp:
 **  Prenez la tablette - voir la haut
 **  Si la vente a été crée ailleurs que sur la tablette, reprenez la vente en attente en cliquant sur le petit carré à droite, vérifiez et cliquez sur Paiement
+**  [[File:sumup_3.jpg|400px]]
 **  Cliquez sur SumUp puis Envoyer à SumUp
+**  [[File:sumup_4.jpg|400px]]
 **  L'application SumUp va se lancer et cliquer sur "Terminal de paiement"
 **  Sur le terminal SumUp l'icône bluetooth devrait apparaître puis proposer le paiement en sans contact ou avec le code (la fente est en haut)
+**  [[File:sumup_6.jpg|400px]]
 **  On revient sur Hiboutik pour "VALIDEZ LA VENTE"
-=== TL;DR ===
-* Interface: https://fablablannion.hiboutik.com/
-* Ajouter une nouvelle vente:
-** Menu 'Ventes'
-** Icone 'Nouvelle Vente' en haut à droite
-** Ajouter les éléments vendus avec les boutons à gauche
-** Indiquer le nom du client dans le bloc à droite, et son adresse si besoin
-** Payer
-=== Gestion des ventes ===
-==== Créer une nouvelle vente ====
-==== Enregistrer un paiement ====
-===== Carte bancaire =====
-Payer en carte avec le terminal [https://sumup.fr/ Sumup]
-Il faut utiliser la tablette et le terminal de paiement disponibles dans le casier ''Bureau''
-[[File:sumup_1.jpg|400px]]
-Note: se mettre en mode paysage sur la tablette, c'est plus facile !
-Se connecter sur Hiboutik sur la tablette :
-* contact@fablab-lannion.org
-* mot de passe : voir formation FabManager
-[[File:sumup_2.jpg|400px]]
-Créer une nouvelle vente : '''+ Nouvelle Vente'''
-[[File:sumup_3.jpg|400px]]
-Choisir le client
-Choisir le Produit
-Procéder au Paiement
-Choisir '''SUMUP'''
-[[File:sumup_4.jpg|400px]]
-Allumer le terminal Sumup
-Sélectionner '''envoyer à SUMUP''' sur la tablette. La connexion Bluetooth s’établit
-[[File:sumup_5.jpg|400px]]
-Payer par carte, avec ou sans contact
-[[File:sumup_6.jpg|400px]]
-Éteindre la tablette et la ranger dans le casier ''Bureau''.
-==== Cas particuliers ====
-===== Différer un paiement =====
-===== Ajouter un prépaiement =====
-===== Payer avec prépaiement =====
-=== Rapports ===
-== Odoo ==
-Durant les années comptables 2015/2016/2017/2018 la comptabilité a été effectuée avec le logiciel Odoo, autohébergé au fablab. Ce logiciel, très performant, n'est pas adapté pour une utilisation quotidienne par un non comptable. Il a cependant rendu de nombreux services:
-* rapports comptables très "PRO", demandant cependant beaucoup de temps pour comprendre le fonctionnement, et beaucoup de temps pour la gestion quotidienne.
-* Caisse électronique très fonctionnelle, mais la gestion quotidienne et le rapprochement comptable est assez pénible.